Privacyinformatie voor sollicitanten

Versie 1.1 van 8 september 2026. Deze verklaring geldt wanneer u solliciteert bij CoreMentor als mentor, ontwerper, stagiair of voor een andere rol, via het sollicitatieformulier of per e-mail. Ze beschrijft de ontvangst en beoordeling van uw kandidatuur en de communicatie daarover. Als een samenwerking tot stand komt, krijgt u vóór bijkomende verwerkingen de privacyinformatie die bij die samenwerking hoort.

1. Wie is verantwoordelijk?

CoreMentor VOF, Jan Frans Willemsstraat 81, 2530 Boechout, België, ondernemingsnummer BE 1027.899.201, RPR Antwerpen, is verwerkingsverantwoordelijke. Lukas Campaert en Nelson Goossens coördineren de behandeling van kandidaturen en privacyvragen. U bereikt ons voor privacyvragen via privacy@corementor.be.

2. Welke gegevens gebruiken we?

We ontvangen van u de gekozen rol, naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, leeftijd, profiel (bijvoorbeeld student of professional), onderwijsinstelling of organisatie, studierichting of vakgebied, studiejaar of ervaring, uw cv en de antwoorden op de vragen bij de gekozen rol. Bij een cv bewaren we ook de bestandsnaam, het bestandstype en de bestandsgrootte. Wat u tijdens een gesprek, assessment of proefuitleg met ons deelt, kan eveneens deel uitmaken van uw kandidatuur.

We voegen het ontvangsttijdstip, de status van de kandidatuur, relevante beoordelingsnotities en onze correspondentie toe. Voor beveiliging verwerken we technische gegevens, zoals IP-adres, browsergegevens, het resultaat van de botcontrole en tellers voor herhaalde indieningen. De tellers gebruiken afgeleide waarden van IP-adres en e-mailadres; deze waarden zijn geen anonieme gegevens.

Stuur alleen informatie die relevant is voor uw kandidatuur. Voeg geen identiteitskopie, rijksregisternummer, strafregisteruittreksel, medische gegevens of andere gevoelige informatie toe aan het cv of de vrije antwoorden. We vragen deze gegevens niet via dit formulier. Onnodige gevoelige informatie verwijderen we uit het selectiedossier. Voor een eventueel later vereiste controle leggen we eerst afzonderlijk uit waarom die nodig is en hoe die veilig verloopt.

We vragen in deze sollicitatieflow geen referenties bij derden op. Als dat voor een latere selectiestap nodig wordt, informeren we u vooraf over de bron, het doel, de gegevens en de toepasselijke grondslag. Deel geen contactgegevens van referenten zonder dat zij daarvan op de hoogte zijn.

3. Waarom en op welke grond?

Bij gerechtvaardigd belang beperken we de gegevens, de toegang en de bewaartermijn tot wat voor het genoemde doel nodig is. We wegen uw privacy en, voor minderjarige kandidaten, hun extra bescherming mee. U kan bezwaar maken tegen die verwerkingen via privacy@corementor.be.

We vragen geen toestemming als voorwaarde om uw kandidatuur te beoordelen. We gebruiken de kandidatuur niet voor reclame of voor een talentpool voor toekomstige vacatures. Een open kandidatuur behandelen we als de sollicitatie die u zelf indient.

Lukas en Nelson beoordelen de kandidaturen zelf. Er is geen AI-selectie of uitsluitend geautomatiseerde beslissing over uw geschiktheid. De technische controles op bestandstype, verplichte velden en misbruik beoordelen uw geschiktheid niet. Lukt indienen niet, dan kan u ons per e-mail contacteren.

4. Wat is verplicht en wat kiest u zelf?

Solliciteren is vrijwillig. Het formulier vraagt uw naam, e-mailadres, leeftijd, rol, profiel, achtergrondgegevens en cv. Voor mentorrollen zijn ook de drie antwoorden verplicht. Deze informatie dient om uw kandidatuur te beoordelen en contact met u op te nemen; het formulier kan zonder deze velden niet worden verstuurd. De leeftijd wordt gevraagd om de mogelijke samenwerking te kunnen beoordelen, onder meer bij minderjarigheid. Uw telefoonnummer is optioneel en we vragen geen geboortedatum.

Er is geen algemene wettelijke verplichting om deze gegevens aan CoreMentor te bezorgen. Wil u een gevraagd gegeven niet via het formulier delen, bespreek dat dan via werken@corementor.be. Zonder voldoende informatie over uw achtergrond of een manier om u te bereiken, kunnen we uw kandidatuur mogelijk niet beoordelen. Een privacyverzoek is op zichzelf geen reden om u ongunstiger te beoordelen.

5. Wie ontvangt uw gegevens?

Binnen CoreMentor hebben de zaakvoerders en medewerkers die voor de selectie worden ingeschakeld toegang voor zover hun taak dat vereist. Technisch beheerders krijgen alleen toegang voor noodzakelijk onderhoud of ondersteuning. Uw cv en antwoorden worden niet publiek gemaakt.

Cloudflare en Resend zijn Amerikaanse leveranciers; verwerking of toegang buiten de EER is mogelijk. Voor hen gebruiken we verwerkersovereenkomsten met standaardcontractbepalingen. Voor Migadu in Zwitserland geldt het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie. De rollen en doorgiftewaarborgen staan in de ontvangers- en leveranciersinformatie. Een kopie of samenvatting van de waarborgen kan u aanvragen via privacy@corementor.be.

We delen een dossier verder alleen met een bevoegde instantie als de wet dat vereist, of met een professionele adviseur voor zover dat noodzakelijk is voor een concreet geschil en onder vertrouwelijkheid.

6. Hoe lang bewaren we uw gegevens?

Het selectiedossier, inclusief cv, antwoorden, notities en correspondentie, wordt hoogstens twaalf maanden vanaf de ontvangst van de kandidatuur bewaard. Daarna verwijderen we het cv en de persoonsgegevens uit het dossier; alleen gegevens voor tellingen zonder uw identiteit blijven over. U kan eerder om wissing vragen. Als de procedure dan nog loopt en we de noodzakelijke gegevens wissen, kunnen we die kandidatuur niet verder behandelen.

E-mails en eventuele lokaal opgeslagen kopieën horen bij dezelfde termijn. Technische beveiligingslogs en het dossier van een privacyverzoek volgen de afzonderlijke termijnen uit punt 6 van de algemene privacyverklaring. De herstelhistoriek van de sollicitatiedatabase bij Cloudflare kan verwijderde gegevens nog maximaal 30 dagen bevatten; bij het gratis leveranciersplan is dat 7 dagen, volgens de informatie over D1 Time Travel. Die historiek dient alleen voor herstel. Na een herstel passen we eerdere wisverzoeken opnieuw toe.

Bij een concrete wettelijke bewaarplicht of een lopend geschil kan een beperkt deel van het dossier langer nodig zijn. We bewaren dan alleen het noodzakelijke, schermen het af van de gewone selectie en wissen het zodra die reden vervalt. We lichten bij een wisverzoek toe welke gegevens om welke reden nog nodig zijn. Een aangenomen kandidatuur wordt niet automatisch als volledig cv-dossier naar een personeels- of opdrachtdossier overgezet; voor die verdere verwerking krijgt u afzonderlijke informatie.

7. Uw rechten en contact

Onder de voorwaarden van de AVG kan u inzage en een kopie, verbetering, wissing, beperking en overdracht van uw gegevens vragen. U kan bezwaar maken tegen een verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. Mail naar privacy@corementor.be. We vragen alleen bij redelijke twijfel een passende extra identiteitscontrole.

We antwoorden zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen één maand. Als de complexiteit of het aantal verzoeken een verlenging nodig maakt, kan die maximaal twee maanden bedragen; we melden de verlenging en reden binnen de eerste maand. Verzoeken zijn in beginsel kosteloos. Als we een verzoek niet volledig kunnen uitvoeren, leggen we uit waarom.

U kan een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit als u vindt dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken.

8. Wijzigingen

De datum en versie staan bovenaan. Als we uw kandidatuur voor een nieuw doel willen gebruiken of de verwerking wezenlijk veranderen, informeren we u vooraf en zorgen we eerst voor de passende grondslag. Eerdere versies kan u opvragen via privacy@corementor.be.